juillet 29 2014 0Commentaire

EXERCICES ET SIMULATIONS D’ABORD UNE ACTIVITÉ D’APPRENTISSAGE ! (SUITE)

TYPES ET NIVEAUX

Plusieurs types d’exercice ou de simulation sont envisageables lorsque l’on songe à tester le plan de mesures d’urgence. Il peut s’agir de l’un ou l’autre des types suivants :

Prise de contact. Sommes-nous capables de rejoindre les personnes ? les fournisseurs ? etc.

Mobilisation des ressources internes ou externes afin d’évaluer la durée et la capacité de mobilisation

Mise en situation. Étude de cas hypothétique afin d’évaluer la réaction stratégique des gens et de leur connaissance du contenu du plan de mesures d’urgence.

Établissement des priorités d’action. Valider la capacité d’une ou des personnes à gérer par priorité lorsque plusieurs actions sont prioritaires.

Arrimage multiorganisationnel.  Simulation visant le déploiement et la mobilisation entre votre organisation et vos partenaires externes

Déploiement logistique.  Tester le déploiement de vos services de support tels que le centre de coordination, l’installation d’équipement de télécommunication, etc.

Communication.  Préparation de stratégies de communication ou d’activités de communication : rédaction de messages fictifs destinés à différentes clientèles cible.

 

La tenue d’un exercice ou d’une simulation est un excellent moyen de développer le savoir-être et le savoir-faire des personnes ainsi que la capacité d’intervention de votre organisation.

 

L’ÉVALUATION

Pour qu’un exercice ou une simulation soit valable, il doit être évalué.

Il importe en ce sens de déterminer des critères (temps, actions posées, messages, réactions attendues) et d’identifier les lieux et les personnes à évaluer au moyen d’une grille d’évaluation pondérée qui sera en lien avec les objectifs à atteindre.

 

Un rapport d’évaluation réaliste et objectif devrait ensuite être rédigé. Ce dernier devrait permettre de répondre aux questions suivantes :

  • Les résultats sont-ils conformes à ce qui avait été planifié ?
  • Les ressources sont-elles suffisantes et correctement utilisées ?
  • La durée de l’exercice ou de la simulation était-elle réaliste ?
  • Comment se sont comportés les participants durant l’exercice ou la simulation ?
  • Quel est l’écart entre les objectifs et les résultats obtenus ?

 

Dans un premier temps, il est  recommandé de formuler des recommandations sans égard au type, à la portée, à l’importance et au coût.  Dans la nature des recommandations, on observe souvent des déficiences au chapitre de la logistique, des équipements et de la formation des personnes.

Une fois que les recommandations auront été formulées, vous devriez par la suite les organiser et les classer par ordre de priorité en tenant compte, cette fois-ci, des contraintes de coûts (il faut demeurer réaliste !).

C’est au terme de l’exercice ou de la simulation et du rapport de recommandations qu’il vous sera probablement nécessaire d’effectuer une révision de votre plan de mesures d’urgence.

C’est ici que le rôle du comité de planification des mesures d’urgence vient renforcer l’importance de l’évaluation de l’exercice ou de la simulation, car c’est à ce dernier que revient la responsabilité de veiller à l’amélioration continue de l’organisation en matière de mesures d’urgence.

 

LES PIÈGES…ET LES BÉNÉFICES…

Tout exercice ou simulation peut représenter des pièges pour une organisation.

Ainsi, il est  souhaitable que cette activité ne soit pas vue comme étant un examen. Il faut viser 80% de succès et 20% d’erreur et non l’inverse.

Ce n’est surtout pas une occasion pour prendre en défaut, car cela pourrait démobiliser, décourager et  même démotiver les membres de votre organisation.

N’oubliez pas qu’un exercice ou une simulation peut laisser des traces à long terme et dans certains cas dégénérer en crise. C’est pourquoi il est primordial que votre exercice ou simulation soit très bien préparé avant d’être appliqué.

Si des pièges sont envisageables, à l’inverse, plusieurs bénéfices peuvent découler d’une telle activité. En fait, il permet de déterminer les forces de l’organisation ainsi que celles des personnes qui y participent.

Il valide les théories et les stratégies établies. Il fait ressortir les incongruences et aide à déterminer le réel niveau d’état de préparation des personnes et de l’organisation.

Enfin, il identifie la fonctionnalité des lieux et des ressources matérielles en place. En fait, il s’agit d’une activité très révélatrice…

 

EN PERSPECTIVE

Nous avons vu dans cet article, l’importance que nous devons  accorder  à la préparation d’un exercice ou d’une simulation.

Pour que cette activité d’amélioration continue de l’état de préparation de votre organisation soit bénéfique, il faut qu’elle soit accomplie  selon les règles de l’art qui vous ont été présentées.

N’oubliez pas que tant que vous conserverez à l’esprit qu’il s’agit d’une activité d’apprentissage pour les membres de votre organisation, il y a de fortes chances que l’exercice ou la simulation que vous organiserez soit un succès.

Enfin, souvenez-vous que : Vaut mieux savoir  ce qui ne  fonctionne pas avant que de devoir l’expliquer après l’événement !

 

Bonne chance!

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